Staffing

STAFFING DALAM  MANAJEMEN

Pengertian Staffing

Staffing sering dimulai dengan rencana sumber daya manusia, dimana terdiri dari antisipasi dan mempersiapkan untuk perpindahan karyawan ke dalam, masuk dan keluar dari perusahaan. Proses ini mengharapkan dapat mengantisipasi kebutuhan SDM dimasa yang akan datang dan seleksi SDM merupakan cara untuk mendekati pemenuhankebutuhan sumber daya yang tepat (Andrew, 1989).

 Memiliki SDM yang tepat sesuai dengan kebutuhan organisasi sangatlah penting. John Chambers, direktur Utama CISCO System bahkan mengatakan :”Filosofikasi kami sangatlah sederhana : Jika anda mendapatkan orang terbaik bagi perusahaan untuk menyesuaikan diri dengan budaya perusahaan dan anda memotivasi meraka secara tepat, maka anda akan menjadi pemimpin dalam bisnis yang anda jalankan”.

Inti dari Staffing tak lain sebenarnya adalah memperoleh dan menempatkan “the rightman on the right place” sehingga sebagaimana dikatakan oleh Peter F. Drucker, terwujud tenaga kerja yang efektif yang mampu melakukan pekerjaan yang benar (doing the rigth things) sesuai dengan tugas dan fungsinya dalam organisasi; serta effisien, yakni melakukan pekerjaannya secara benar (doing things right); dan produktif.

 Jadi Staffing adalah aktivitas yang diambil untuk menarik, mempekerjakan dan menggaji personil atau karyawan yang dapat memberikan dukungan efektif bagi penjualan dalam organisasi.

Fungsi Staffing

ü  Mengidentifikasi jenis dan jumlah pelayanan yang dibutuhkan oleh klien.

ü  Menentukan kategori personil yang memeiliki pengetahuan dan keterampilanuntuk melakukan langkah-langkah pelayanan yang dibutuhkan.

ü  Memprediksi jumlah personil dalam setiap kategori pekerjaan yang diperlukanuntuk memenuhi permintaan layanan.

ü  Merencanakan jumlah posisi pada setiap kategori pekerjaan yang diperlukan.

ü  Merekrut tenaga kerja untuk mengisi posisi yang tersedia.

ü  Memilih dan menunjuk personil yang cocok.

ü  Menggabungkan personil ke konfigurasi yang diinginkan oleh unit dan shift.

ü  Personil berorientasi untuk memenuhi tanggung jawab yang ditugaskan.

ü  Menetapkan tanggung jawab personil untuk layanan klien yang tersedia

Tujuan dari perencanaan ketenagaan

ü  Memastikan perencanaan personil secara maksimum.

ü  Menilai kebutuhan masa depan organisasi.

ü  Menentukan sumber-sumber rekrutmen.

ü  Mengantisipasi catatan masa lalu seperti pengunduran diri, debit sederhana, pemecatan dan pensiun.

ü  Menentukan kebutuhan pelatihan untuk pengembangan manajemen dan pengembangan organisasi.

Langkah-langkah Staffing/Elemen penting dalam staffing

ü  Human  resource  planning 

Dapat diartikan bahwa perencanaan yang baik adalah mengenali yang dibutuhkan dalam staffing dan memastikan telah mendekati kebutuhan dengan menganalisa tujuan pekerjaan, syarat-syarat calon pegawai dan jumlah pegawai.

ü  Recruitment 

Diartikan pada saat kebutuhan staffing diketahui, merekrut, mewawancara,memilih dan menetapkan personil berdasarkan standar deskripsi prestasi kerja yang ditetapkan.

ü  Selection

Calon-calon pegawai harus dapat dievaluasi relatif dengan syarat-syarat,orang-orang yang berkepentingan dan berkemampuan harus disesuaikan dengan pekerjaan yang cocok.

ü  Orientation

Calon pegawai baru harus diperkenalkan dengan pekerjaan mereka, situasi kerjasama antar karyawan,prosedur dan kebijakan organisasi,dan harapan supervisor.

ü  Training and development 

Kesempatan untuk melanjutkan training dan pengembangan harus mempertahankan keahlian kerja dan mempertinggi kemampuanuntuk meningkatkan tanggung jawab di luar waktu kerja.

ü  Replacement 

Karyawan harus dipisahkan dari pekerjaannya dan digantikan oleh karyawan lain, pemindahan promosi, dipindahkan, pensiun baik secara sukarela ataupun tidak.

A.       TAHAPAN  PROSES  STAFFING

1.        Perencanaan karyawan

Kegiatan ini dilaksanakan oleh bagian personalia dalam unit organisasi kerja. Diawali dengan pendataan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, dan membuat susunan perencanaan proses rekruitmen

Rekruitmen karyawan dilakukan untuk menggantikan pekerja lama yang  telah berhenti dikarenakan pensiun, meninggal, mengundurkan diri atau diberhentikan karena suatu kebijakan tertentu.

Pada organisasi pendidikan, penambahan dan rekruitmen jumlah karyawan/tenaga pengajar juga disesuaikan dengan penambahan jumlah pendaftaran peserta didik baru.

2.        Pelaksanaan seleksi dan penarikan karyawan yang dibutuhkan

Dalam rekruitmen karyawan, terjadi tahapan pengumuman pendaftaran, tahapan pendaftaran sesuai bidang yang dibutuhkan, serangkaian tes/seleksi, dan pengumuman kelulusan. Para peserta yang lulus seleksi akhir, dinyatakan sebagai karyawan baru yang siap berkontribusi pada organisasi.

3.        Penempatan

a.        Proses penempatan/staffing

Setelah melihat potensi, keahlian dan kecakapan masing-masing dari karyawan baru yang terpilih, kegiatan selanjutnya adalah menempatkan mereka pada posisi dan jabatan yang sesuai dengan bidang keahlian mereka.

Pada tahapan penempatan, karyawan juga diberikan arahan tentang analisis tugas yang harus diselesaikan serta deskripsi jabatan (job description), sehingga ketika sudah memasuki unit kerja dan memulai suatu pekerjaan, karyawan mempunyai panduan dan acuan dalam bekerja sesuai instruksi. Ia juga tidak akan bertindak sewenang-wenang mengerjakan tanggungjawab yang harus dikerjakan oleh orang lain karena sudah jelas job description-nya.

Agar penempatan karyawan tersebut tepat guna, berdaya guna, dan berhasil guna, maka administrator dengan persetujuan pemimpin harus memperhatikan kesesuaian antara beban/jenis tugas yang akan diberikan dengan kondisi kemampuan pelaksanaannya oleh karyawan, sesuai dengan prinsip “the right man in the right place and time”.

b.       Hal yang harus diperhatikan dalam penempatan staff

a)       Jenis kelamin (pria dan wanita).

Tempatkan karyawan pada bidang yang tugas dan jenis pekerjaannya sesuai dengan kodrati mereka, sebab tidak semua pekerjaan dapat dilakukan oleh laki-laki dan perempuan.

Pekerjaan yang membutuhkan tenaga lebih utama ditempatkan pekerja laki-laki daripada pekerja perempuan, dan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian umumnya lebih tepat dilakukan oleh pekerja perempuan.

b)     Latar belakang pendidikan / ijazah yang dimiliki

Posisi jabatan yang akan diberikan, disesuaikan dengan latar belakang pendidikannya, baik dari segi tingkatan jenjang pendidikan yang dimiliki sesuai ijazah, maupun jurusan yang dipilih pada waktu menempuh pendidikan tersebut.

Misalnya, seorang sarjana teknik mesin dan sarjana pendidikan pada suatu organisasi pendidikan tentu ditempatkan pada unit kerja yang berbeda. Sarjana teknik  ditempatkan pada unit teknisi dan sarjana pendidikan ditempatkan pada unit pengajaran/pendidikan sebagai tenaga pengajar.

c)       Pengalaman kerja terutama yang diminati atau telah ditekuni

Dalam hal ini, pengalaman kerja menentukan kecakapan seseorang pada bidangnya.  Jika terdapat dua orang atau lebih karyawan yang memiliki tingkat pendidikan yang sama dengan jurusan yang juga sama, untuk memilih siapa yang lebih berhak ditempatkan pada jabatan tertentu, pengalaman kerja bisa dijadikan pertimbangan oleh administrator atau pemimpin.

Pengalaman membuktikan bahwa seseorang tersebut sudah terbiasa mengerjakan suatu pekerjaan, terbiasa menghadapi segala permasalahan dan resiko kerja, serta lebih ahli dalam bidang pekerjaan tersebut. Ia dapat dijadikan pemimpin dalam kelompok kerjanya dibandingkan dengan karyawan lain yang baru lulus kuliah dan tidak pernah bekerja sebelumnya.

d)       Kesehatan fisik

Berhubungan dengan kuat atau tidaknya seorang pekerja melakukan tugas yang diberikan. Dalam proses seleksi wawancara dan pengisian data akan terindentifikasi riwayat kesehatan seorang karyawan. Hal ini harus diperhatikan oleh seorang pemimpin /administrator agar menempatkan para pekerja sesuai dengan riwayat kesehatannya.

Misalnya, seorang pekerja dengan riwayat  asma, tidak bisa ditempatkan pada unit kerja  dimana terdapat faktor pencetus kambuh penyakit asmanya, biasanya penderita asma alergi terhadap zat-zat tertentu yang bisa membuatkan asmanya kambuh, misal pada bagian gudang arsip yang penuh debu, pada ruangan laboratorium kimia yang membutuhkan pendinginan (AC) tinggi, dll. 

Para pekerja yang memilki riwayat kesehatan yang buruk, sebaiknya diberikan kesempatan dan fasilitas untuk berobat atau jika perlu mengistirahatkan pekerja tersebut secara permanen/dipensiunkan, dan digantikan oleh pekerja lain.

e)       Minat, bakat dan hobi

Ketiga hal ini merupakan nilai tambah, khusus pada organisasi kerja dengan jumlah karyawan yang banyak, sehingga peran-peran tanggungjawab terhadap suatu tugas akan lebih optimal bila dikerjakan sesuai minat, bakat dan hobi pekerja.

4.        Pembinaan, pengembangan dan penilaian

Pembinaan, penilaian dan  pengembangan karyawan mengacu pada sistem karier dan hasil prestasi kerja. Pada sistem karier yang dilihat adalah kecakapan karyawan yang bersangkutan, pengalamannya dalam bekerja, kesetiaan pada organisasi, pengabdian dari segi lamanya waktu bekerja dan syarat objektif lainnya.

Sedangkan pada hasi prestasi kerja, diperhatikan kecakapannya dan prestasi yang telah dicapai dalam  bidang pekerjaan yang ditekuni. Prestasi ini ditunjukkan dengan suatu tanda lulus atau sertifikat kecakapan, contohnya sertifikat uji kompetensi.

Dalam melaksanakan tugasnya, seorang karyawan tidak mungkin statis, tetapi harus dinamis serta senantiasa berusaha untuk dapat meningkatkan prestasi dan hasil karyanya, oleh karena itu keterampilan dan pengetahuan karyawan perlu dikembangkan melalui “in service training”

Karyawan yang telah teruji keahlian dan tanggungjawabnya dalam bidang pekerjaan yang ditekuni, diberikan kesempatan pengembangan karier dengan kenaikan jabatan, kesempatan untuk mengikuti pelatihan, kesempatan melanjutkan pendidikan dll. Hal ini sesuai dengan UU No.8 tahun 1974 pasal 19 yang menyatakan bahwa pengangkatan dalam jabatan didasarkan atas prestasi kerja,disiplin kerja, kesetiaan, pengabdian, pengalaman, dapat dipercaya dan syarat objektif lainnya.

5.        Pemberhentian

Pemberhentian merupakan pengakhiran masa jabatan seorang karyawan pada posisi/jabatannya disebabkan karena berbagai kebijakan. Faktor-faktor yang menjadi penyebab pemberhentian seorang karyawan diantaranya sebagai berikut :

a.        Pensiun

Pada unit organisasi pemerintahan, pensiunnya pekerja  dikarenakan usia yang sudah lanjut, waktu masa jabatan yang sudah selesai, dll. Pada masa pensiun ini, seorang karyawan pemerintahan tetap mendapatkan tunjangan materi berupa uang pensiun setiap bulan.  Sedangkan pada organisasi swasta, karyawan yang sudah pensiun hanya diberikan satu kali pada akhir masa jabatannya, selanjutnya perusahaan tidak bertanggungjawab lagi terhadap para mantan karyawan. 

b.       Pengunduran diri

Dilakukan oleh seorang karyawan yang mengundurkan diri dari jabatan yang ditempatinya selama bekerja. Penyebabnya antara lain karenakan pindah pada bidang pekerjaan lain tetapi masih satu organisasi, pindah ke organisasi kerja  lain , atau pindah domisili ke daerah lain , mengundurkan diri karena mengidap suatu penyakit sehingga tidak mampu lagi bekerja dan akan berkonsentrasi untuk tahap penyembuhan, dll.

c.        PHK ( Pemutusan Hubungan Kerja)

Umumnya dilakukan oleh pihak organisasi kerja dikarena kebijakan-kebijakan tertentu. Misalnya pendanaan yang kurang, perilaku negative karyawan yang berpengaruh pada hasil dan disiplin kerja yang buruk sehingga karyawan tersebut di PHK, perusahaan yang bangkrut, dll

d.        Meninggal, yang secara langsung memberhentikan karyawan dari posisi kerjanya.

A.       HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM STAFFING/KEPEGAWAIAN

Demi suksesnya penataan kepegawaian, seorang administrator hendaknya dapat memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan kesejahteraan staffnya, bukan hanya dari segi materi tetapi juga kesejahteraan jasmani maupun rohani yang dapat mendorong karyawan bekerja lebih giat.

Seorang adiministrator juga harus menyediakan situasi dan kondisi kerja yang layak dan memadai, tentram, aman dan nyaman sehingga para karyawan makin menyukai pekerjaannya, makin menekuni tugasnya, makin puas dengan hasil karyanya, bangga dengan jabatannya sehingga menimbulkan kepuasan lahir batin yang dapat senantiasa memotivasi peningkatan kariernya, disertai loyalitas kerja yang tinggi.

 Hal-hal yang dapat dilakukan untuk kesejahteraan karyawan adalah sebagai berikut :

1.        Pemberian motivasi, agar karyawan bekerja lebih giat.

2.        Insentif/gaji yang layak

3.        Penghargaan, terhadap jasa-jasa karyawan yang bersifat membangun bagi unit kerja.

4.        Bimbingan dalam melakukan pekerjaan, bantuan dalam pekerjaan yang sulit.

5.        Kesempatan untuk mengupdate diri dan pengetahuan dengan memberikan kesempatan dan bantuan dalam rangka peningkatan karier, seperti bantuan dana melanjutkan pendidikan, mengikuti penataran, dll selama tidak menganggu pekerjaan.

6.        Mengurus dan mengusulkan kenaikan jabatan dan gaji tepat waktu sesuai dengan peraturan yang berlaku.

7.        Mempererat ikatan sosial antar karyawan, dengan membentuk koperasi karyawan, kegiatan-kegiatan seperti olahraga, diskusi dll yang berhubungan dengan pengembangan potensi dan hobi karyawan.